Resumén

RESUMEN CAPITULO 1
ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

FODA
¿QUES ES?
Es una herramienta muy importante que nos permite ver por medio de un cuadro la situación actual que por la que este atravesando la organización y también para realizar un diagnostico y tomar decisiones, se pueden encontrar las fortalezas y oportunidad, debilidades y amenazas.
Se divide en dos etapas:
Etapa 1, se analiza la situación actual de la empresa y su entorno y se establecen las fortalezas, oportunidad, debilidades y amenazas.
Etapa 2, se analizar cómo podemos beneficiarnos de las fortalezas u oportunidad para que las debilidades y amenazas se minimicen.
En los elementos del FODA encontramos las ventajas y desventajas internas como externas de la organización.

FACTORES INTERNOS
En este análisis es necesario establecer las fortalezas y debilidades internas de la organización, además se pueden señalarse puntos fuertes y debilidades, situaciones en que la organización a la que dirigimos podemos encontrar ventajas y desventajas, puntos negativos y positivos. Nos debemos enfocar en las situaciones que actualmente están ocurriendo y no es las situaciones pasadas o futuras.

FORTALEZAS (F)
Factores Internos, es un componente positivo de la organización que es determinante para el logro de los objetivos de la misma. Este recurso puede ser un medio útil, una destreza que se tiene o buenas actitudes.

DEBILIDADES (D)
Factores Internos, son los componentes, recursos, habilidades y actitudes de la organización que nos obstaculizan o crean una barrera el logro de los objetivos de la organización. Son aspectos negativos que nos impiden y dificultan el buen trabajo que podamos realizar.
Son los factores que nos sitúan en un lugar desfavorable frente a la competencia.

FACTORES EXTERNOS
El entorno externo de la organización influye de gran manera en el desempeño y logro de objetivos.
Los factores externos positivos, serian oportunidades y a los factores externos negativos serian amenazas. Se clasifican en diversos factores tales como económicos, tecnológicos, sociales, etc. Se deben analizar todos los factores externos que puedan influir en el logro de los objetivos de la empresa, para lo cual el personal encargado de la planeación, deberá estudiar a los competidores, proveedores, mercados y clientes, tendencias económicas, condiciones del mercado laboral y regulaciones gubernamentales. Se analizan las tendencias actuales y futuras.

OPORTUNIDADES (O)
Factores externos, representa una oportunidad que podemos utilizar para mejorar, aprovechar para alcanzar los objetivos de la organización. Debemos enumerar los acontecimientos que surgen en el ambiente y después determinar cuales nos pueden ayudar para el crecimiento o mejora de la organización.
AMENAZAS (A)
Factores externos, se debe evitar el efecto negativo que nos genera un obstáculo para alcanzar los fines de la organización. Debemos enumerar los acontecimientos que surgen en el ambiente y posteriormente determinar aquellos que nos podrían afectar o representar una amenaza o barrera a la organización.
¿QUE ES UN ESTRATEGIA?
Es la forma de cómo lograr los propósitos estratégico, también seria la forma de alcanzar mejores resultados. Acciones que llevan consigo compromisos de énfasis y recurso para poner en práctica una misión básica.

Partes de la Estrategia Empresarial

MATRIZ FODA
Es el análisis del FODA que ayuda a las personas que tiene a su cargo la empresa para desarrollar cuatro tipos de estrategias:
1. Estrategias de fuerza y debilidades
2. Estrategias de debilidades y oportunidades
3. Estrategias de fuerzas y amenazas
4. Estrategias de debilidades y amenazas

Las estrategias FO
Se utilizan las fuerzas internas de la empresa para beneficiarse de la ventaja de las oportunidades externas.

Las estrategias DO
El objetivo es superar las debilidades internas y aprovechar las debilidades externas.

Las estrategias FA
Aprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas.

Las estrategias DA
Son formas defensivas que tratan disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

La matriz FODA para la formulación de estrategias:

Factores
Internos
Factores
Externos FORTALEZAS (F)
Anotar las fuerzas DEBILIDADES (D)
Anotar las debilidades
OPORTUNIDADES (O)
Anotar las oportunidades ESTRATEGIAS (FO)
Maxi –Maxi
Anotar las fuerzas para aprovechar las oportunidades ESTRATEGIAS (DO)
Mini-Maxi
Superar las debilidades para aprovechar las oportunidades
AMENAZAS (A)
Anotar las amenazas ESTRATEGIAS (FA)
Maxi-Mini
Usar las fuerzas para evitar las amenazas ESTRAGEGIAS (DA)
Mini–Maxi
Reducir las debilidades y evitar las amenazas

El punto clave para desarrollar la matriz FODA es observar los factores externos e internos.

RESUMEN CAPITULO 2
DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

DIAGRAMA
Es la forma grafica de representar como se realiza algo, se utilizan para representar operaciones o procesos que se realizan en una empresa.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS
• Presentación la información en forma sencilla mejor que una larga descripción narrativa.
• Son una fuente de consulta oficial en la empresa
• Sirve de guía para análisis organizacional de mejoras administrativas. Permiten realizar un análisis e identificar problemas o mejoras potenciales.
• Toda la información relacionada se puede representar en un solo lugar
• Los diagramas permiten centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración del papeleo.

TIPOS DE DIAGRAMAS
2. Por su propósito
De Formas
Su función es representar el flujo de los documentos o formas.
De Flujo del Proceso
Se centra en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo.
Información
Es un activo muy importante en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto del flujo de los procesos.
Movimiento
Se registran los movimientos. ¿De qué? Puede ser de cualquier cosa. Permiten realizar estudios acerca de la ubicación de los lugares de trabajo.
3. Por el detalle de la información que presenta
Bloque
La información que presentan es general, global y descartar los aspectos principales.
Detallado
La información que se presenta es bien detallada, se utiliza para capacitar personal y mostrarles como se deben realizar sus actividades laborares. Sirve se consulta para el personal que lleva tiempo de laborar en la empresa, para resolver dudas de la organización.
4. Por el formato utilizado
Vertical
Se representa el flujo de estos diagramas de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior. Los siguientes se colocar hacia abajo.
Horizontal
Se representa el flujo de estos diagramas de izquierda a derecha. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado izquierdo. Los siguientes se colocar hacia la derecha.
Tabular o Columnar
La presentación de la información se hace en columnas. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.
Matricial
Se hace a través de una matriz. Cada columna tiene su significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama. Las filas tienen un significado diferente que hay que tomar en cuenta.

RESUMEN CAPITULO 3
MODELIZACION DE UN SISTEMA –ENFOQUE INICIAL
La información que se reunió se debe trasladar al mundo real de los sistemas. Se inicia con darle un nombre al sistema que se ha registrado. Después escribir una definición esencial de cado uno de ellos. Luego se desarrolla el modelo conceptual del sistema. No se debe perder en los detalles. Si es necesario se retrocede para ver bien que hay detrás de ellos.
MODELO DEL SISTEMA
El diseño de un sistema es similar al diseño de un edificio, es necesario tener en cuenta todas las áreas que tiene que incluirse en el diseño del sistema. En diseño de sistemas se pueden elaborar diversos modelos, entre ellos: Funcionales, de procesos, objetivos y modelos de los datos.
El objetivo al hacer el modelo funcional es mostrar que tareas son realizadas en una actividad y el flujo que se llevan a cabo entre las actividades
ANALISIS DE DATOS RECOPILACION DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS
Tabla que se busca cuando se lleva a cabo el análisis de un sistema
¿Qué se hace?
¿Cómo se hace? Es decir, qué pasos se siguen para realizarla
¿Con que frecuencia se hace?
¿Qué volúmenes se manejan?
¿Con que eficiencia se hace?
¿Qué problemas se presentan?
¿Qué grado de importancia tiene el problema?
¿Quiénes lo realizan?
¿Qué tiempo se tardan en efectuarlo?
¿Quiénes emplean la información resultante?

La información que se ha recopilado se debe analizar para determinar los que se deben mejorar o cambiarse.

ESPECIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMAS
El análisis estructurado además de servir para documentar el sistema, también proporciona información que ayuda en el trabajo analizado.
Las técnicas del análisis estructurado que sirven para elaboración del mismo, no llevan a cabo el análisis que identifica sus requerimientos.
Para inspeccionar los hechos que se han encontrado y establecer las necesidades del usuario, veremos las siguientes áreas:

Capacidad: ¿El sistema actual posee la habilidad para alcanzar sus metas y objetivos básicos?
Se deben buscar características ciertas de la falta de capacidad del sistema que dan resultados desfavorables en la entrega de los productos.

Control: ¿Hay mecanismos que afirmen que se cumple con los objetivos? ¿Se detectan situaciones inesperadas o inaceptables para su manejo como excepciones?
Se debe verificar que todos los pasos se estén llevando a cabo correctamente, si existen pagos adicionales o no autorizados. Si se verifica el contenido de las transacciones.

Disponibilidad de información: ¿La información está disponible para el logro de los objetivos? Se debe ver que la información es correcta y está disponible o bien es sólo un problema de procedimiento para hacer que la información esté disponible.
Simplicidad: ¿El sistema es fácil de manejar? Es recomendable analizar si se puede reducir la complejidad por la simplificación, eliminar pasos innecesarios


USO DE LAS REUNIONES DE TRABAJO
Es una herramienta muy poderosa, luego de recopilados los datos, hechas las entrevistas y las observaciones pertinentes, para estas reuniones se debe seleccionar el personal adecuado.

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE SISTEMAS
Es un proceso para producir un programa de computadora de forma organizada.
Modelo de diseño
Prototipos (modelos)
Diseño estructurado
Orientada a objetivos (OO)
Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD)
PUD, significa proceso unificado de desarrollo que es una metodología para el desarrollo de sistemas.

PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO (PUD)
¿Qué es un proceso? Describe un conjunto de actividades que deben realizarse en un determinado orden que identifican qué hacer, cómo hacerlo, cuando hacerlo y el motivo.

RESUMEN CAPITULO 4
DFDs Y DISEÑO DE SISTEMAS
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD)
Representan gráficamente los procesos, flujo y datos de un sistema. Es una práctica del estudio estructurado que conceptualiza y representa gráficamente los procesos de datos en la empresa.
En las organizaciones para alcanzar resultados, se necesita hacer ciertas operaciones o manipulaciones sobre los datos que se manejan. Al elaborar un concepto a partir de un elemento como sistemas, los datos de entrada se procesan para producir la salida esperada. El Diagrama de Flujo de Datos (DFD) representa el flujo o camino recorrido por los datos y los procesos que se llevan a cabo para producir las salidas esperadas.
Características de los DFDS
1. Existen datos de entrada
2. Existen productos o salidas
3. Existen entidades que proporcionan los datos de entrada y/o reciben las salidas o productos. Estas entidades son externas, es decir no pertenecen al sistema analizado.
4. Existen procesos que transforman las entradas en salidas
5. Existe una ruta o camino que lleva los datos de entrada a los procesos y traslado del proceso o las salidas.

Los diagramas se pueden elaborar por niveles o capas y entrar en mayor detalle en cada nivel. Para la elaboración de los DFDs se requiere de cuatro símbolos.
Los más utilizados y populares es la simbología de Yourdon y Gane & Sarson.
Flujo de Datos: movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema y se le debe dar un nombre.
Procesos: proceso de transformación, trabaja desarrollando en el sistema para transformar la información.
Fuente o destino externo: significa fuente o destino EXTERNO que puede enviar o recibir datos/información al sistema.
Almacén o datos o almacenamiento: representa un almacén de datos, este puede ser manual un gabinete o computarizado.
La Flecha: representa movimiento, ejemplo cuando se trasladan del cliente al operador que procesa y de nuevo al operador al cliente.
Pasos a seguir para elaborar un DFD
1. Elaborar una lista de las actividades del negocio.
2. Identificar entidades (fuentes o destinos) externos
3. Crear un diagrama de contexto que muestre las entidades externas y los flujos de datos que entran y salen del sistema. Elementos que se diagraman.
4. Trazar el diagrama 0.
5. Elaborar diagrama del siguiente nivel.
6. Revisa en cada nivel

El diagrama de nivel 0 es también conocido como el diagrama de contexto.
El objetivo de los DFDs ser más entendibles que una narración por escrito.
Los Procesos deben ser descritos por frases cortas con verbos, “Calcular salario semanal” o “calcula salario mensual”.
Los nombre de los almacenes de datos de deben identificar por un sustantivo compuesto, Tarifas hoteleras, “Tarifa hoteleras”, “orden-cliente”
Los flujos de datos se nombran con un sustantivo, “Factura”, “orden”.
¿Cómo elaborar los DFDs?
1. Todos los elementos del diagrama deben ser identificados por un nombre.
2. De preferencia asignar un número único a cada proceso, entidad o almacén de datos.
3. Todo diagrama tiene, por lo menos, una entidad que provee entradas y una entidad que requiere las salidas del sistema que se diagrama.
4. El flujo hacia o de un almacén de datos debe ser Únicamente hacia un proceso. Es decir, una entidad no puede alimenta un almacén directamente, ni un almacén puede proveer información directamente a una entidad.
5. Pueden existir procesos sin que se relacionen con un almacén, pero no así almacenes sin que se relacionen con un proceso.
6. A todo proceso debe asignarse un número de secuencia de ejecución.
7. Por ende, una entidad se comunica exclusivamente a un proceso.
8. Un proceso realiza una transformación o cambio sobre el dato que recibe.
9. El almacén de datos es una colección de datos que pueden ser utilizados y/o modificados.
10. El flujo de datos representa el movimiento de datos de una parte a otra del sistema. Representa, por lo tanto, datos en movimiento.
11. Se debe graficar un flujo por cada tipo de dato.
12. El flujo tiene dirección y sentido ya que indica hacia donde se dirigen los datos. Por lo tanto, llevan un uno de sus extremos o ambos, el sentido del movimiento.
13. Un proceso debe tener, al menos, un flujo de datos de entrada y uno se salida.

Errores comunes encontrados en DFDs:
Una entidad sin nombre, un flujo de datos sin nombre o identificación, un diagrama sin entidad fuente (quien provee entrada), y/o sin entidad destino (quien requiere las salidas), flujo de datos de o hacia una entidad o de un almacén de datos, flujo de datos entre entidades, almacén no relacionado a un proceso, proceso sin número asignado y un flujo de datos con división en más de dos direcciones.
Concepto de diseño: La implementación de un proyecto de automatización de procesos administrativos se divide en:
Estudio y diseño Estrategia
Análisis
Diseño
Implantación Implementación
Operación Transición o puesta en marcha
Producción

Durante el diseño s especifican procedimientos concretos: COMO se deben hacer las cosas y QUIENES intervienen, se detectan errores, redundancias, desperdicios, unificar técnicas de aseguramiento y conceptos de reingeniería para asegurar que se harán los cambios necesarios.

RESUMEN CAPITULO 5
METODOLOGIAS DEL DISEÑO DE SISTEMAS
Las metodologías que existen para el diseño general del sistema:
1. Diseño estructurado
2. Prototipos
3. Desarrollo rápido de aplicaciones
4. Orientada a objetos
Metodología del diseño estructurado: Es la ejecución ordenada y clara de llegar a un resultado o fin determinado. Es la ciencia que estudia los métodos.
La Metodología del diseño estructurado: se clasifica y en ocasiones orientada a procesos y a los datos. Orientada a procesos se examinan las entradas, las salidas y los procesos de un sistema para determinar las necesidades de información de dicho sistema. Generalmente los diagramas que se utilizan son los de flujo de datos DFD.
Metodología orientada a objetos: El objetivo principal es diseñar y construir sistemas a través de la construcción de objetos de software en lugar de escribir módulos de software desde el inicio. El objetivo principal es identificar los objetos y sus características.
Desarrollo rápido de aplicaciones: se diseña el modelo conceptual del sistema para trabajar en conjunto, tanto el usuario con el diseñador. Posteriormente un equipo se especializa altamente calificados y motivados con la asistencia de un CASE (Computer Aides Softwate Engineer).
De qué sirve haber estudiado el problema, realizar un estudio del mismo y analizar la situación si no se plantean soluciones? El primer paso para plantear la solución es el diseño, el diseño es importante porque da seguimiento a la solución.






En el enfoque orientado a datos se auxilia de los diagramas de Entidad Relación (ER)

Metodología orientada a objetos: El objetivo principal de esta metodología es diseñar y construir sistemas a través de la construcción de objetivos de software en lugar de escribir módulos de software desde el inicio.

Cuando se trabaja con la metodología orientada a objetos, lo primordial es identificar los objetos y sus características.
Esta metodología no tiene fundamentos teóricos tan sólidos como la estructura, así mismo no se ha definido estándares para ella.

Desarrollo rápido de aplicaciones: Se diseña el modelo conceptual del sistema para trabajar en conjunto, tanto el usuario como el diseñador. Después un equipo de especialistas altamente calificados y motivados con la asistencia de una CASE (Computer Aided Software Engineer) diseñan y construyen el sistema. Con la utilización de herramientas CASE se agrega disciplina al desarrollo del sistema, se reducen los errores y omisiones del diseño y se reduce la redundancia de trabajo.

¿Por qué es importante el diseño?
De qué sirve haber estudiado el problema, realizar un estudio del mismo y analizar la situación si no se plantean las soluciones? El diseño es el primer paso para plantear la solución. Llegar a la fase de análisis no es suficiente, también es cierto que solo llegar hasta el diseño no lo es, es necesario completar todo el proyecto para enfrentar el problema y darle solución. El diseño es importante porque da seguimiento a la solución.
El diseño permite anticiparse y prevenir problemas posteriores en el desarrollo del sistema.
La esencia del diseño esta en las características concretas que el sistema debe poseer. Un buen diseño hace la diferencia.

El diseño se empieza el diseño?

¿Qué estrategias de diseño existen?

Para un buen diseño se deben recordar las cinco causas de los problemas de automatización: Capacidad, control, competencia, costo y comunicación.
Capacidad: Se entiende por capacidad del sistema existente a la habilidad para lograr los objetivos y metas. Se refiere tanto a personas, equipo, espacio y/o procedimiento. Si en alguno de estos elementos el sistema no tiene suficiente capacidad o capacidad para el logro de los objetivos, son posibles varias estrategias de diseño.

• Aumentar la capacidad del elemento que la requiere (Contratar más personal)
• Reducir las expectativas de usuarios del sistemas de manera que coincidan con lo el sistema y su capacidad actual puede producir (Atender únicamente la cantidad de pedidos que se ha determinado que se puede atender adecuadamente)
• Redefinir la naturaleza de la tarea para que se ajuste a las capacidades actuales del sistema. (Atender pedidos telefónicamente para que el cliente no tenga que esperar mientras se prepara el pedido).

Control: Si el problema es mecanismos inadecuados o inexistentes para aumentar la probabilidad de que las actividades se lleven a cabo o detectar eventos inesperados o inaceptables:
• Diseñar mecanismos para evitar las fallas de control: Si no hay existencia del producto no aceptar pedidos.
• Diseñar mecanismos para detectar y notificar las fallas de control: que el sistema pueda detectar una falla para que una persona autorizada pueda realizar las correcciones necesarias.
• Diseñar mecanismos para detectar y notificar las fallas de control: Que el sistema automáticamente pueda realizar las correcciones y notifique cuando las haya realizado.
Acceso a la información: Si se requiere de la información en determinado formato útil para alcanzar un objetivo.
Metodología del diseño estructurado
• Eliminar la necesidad de la información
• Facilitar el acceso a la información
• Eliminar la necesidad del procesamiento
• Cambiar el método de presentación

Complejidad: Un problema muy complejo se puede subdividirse en otros problemas de menor complejidad hasta reducirlo a problemas sencillos y trasparentes.

Los productos que se deben de entregar en la etapa del diseño: Salidas, entradas, procesos, archivos y bases de datos, flujo de datos, funciones de personal, diseño de controles y diseño de procedimientos. Además garantizar que se alcancen los objetivos del sistema, sirvan de apoyo a las actividades que desarrolla la empresa para la cual se ha hecho el sistema.

Diseño de salidas: Salida es el producto que el sistema genera al procesar los insumos o entradas. Para el usuario es lo que se puede ver del sistema y lo que se espera de él. Entre las salidas es encuentran: reportes de detalle, resumen, documentos, mensajes, mensajes de voz, imágenes, informes, notas de aviso, etc. Se emiten por varios medios: impresoras, pantalla, grabación en discos, discos compactos, etc.

Diseño de entradas: Una entrada es un elemento externo que entra al sistema y al ser procesad por este son generadas las salidas, sin los insumos no se puede generar salidas, en un sistema por lo general las entradas son datos y la salida es información. Una de las formas de ingresar información seria el tecleo de datos por medio de la pantalla y teclado de computador, lectores ópticos, escáneres, lotes de datos (fuera de línea) y datos en línea.
Diseño de almacenes de datos (archivos y base de datos): Es cualquier medio en donde se guarden datos, sea este manual o electrónico. Se puede guardar en un diskette, disco duro, una cinta, etc. Su propósito es guardar los datos o insumos que han sido ingresados para su posterior utilización.
Objetivos del diseño del almacén:
1. Almacenar los datos para uso posterior, es decir que estén accesibles al sistema cuando sean requeridos.
2. Los datos dentro del almacén deben ser precisos y consistentes
3. La recuperación de los datos debe ser eficiente y oportuna.

Diseño de procesos: en esta etapa se diseñan en detalle las transformaciones que sufren las entradas del sistema para generar las salidas. Cuando se diseña un proceso se debe expresar las políticas existentes en la organización para la transformación de las entradas.
Diseño del proceso cumple los objetivos del proceso:
1. Tomar en cuenta todas las condiciones existentes al transformar una entrada.
2. Obtener el resultado esperado por el usuario al procesar la entrada, es decir que el resultado sea exacto y oportuno
3. Transformar todos los datos de entrad que son susceptibles de serlo y mostrar aquellos en que se haya presentado algún error o problema.

Resumen de los elementos del Diseño
Diseño de salidas: Diseño de entradas: Diseño e almacenes de datos (archivos y base de datos): Diseño de procesos:
Para el usuario del sistema, la salida es lo que puede ver del sistema y es en está que se concreta lo que espera del sistema En un sistema de información las entradas son, generalmente datos y la salida es información Cua

ndo se diseña un almacén de datos se deben tomar los diagramas DFDs más detallados y revisar cada uno que se haya diagramado En esta etapa se diseñan en detalle las transformaciones que sufren las entradas del sistema para generar las salidas